Fino a qualche mese fa la gestione dei documenti non avveniva in maniera efficiente, aumentando i tempi e i costi di mantenimento.
Eravamo sommersi da pile di carta, duplicati dei documenti, spesso non aggiornati… C’era da impazzire!
Ma, con l’evoluzione della normativa, della tecnologia e dell’obbligo della fatturazione elettronica imminente, sono nate delle soluzioni specifiche per archiviare e conservare i documenti.
Con le soluzioni sul mercato, gli elementi su cui concentrarsi per scegliere al meglio e semplificarsi la vita sono 6, tutti fondamentali per una ottima archiviazione e conservazione dei documenti:
- presenza di un archivio digitale di tutti i documenti
- modalità di ricerca dei documenti e dei testi al loro interno
- possibilità di firma automatica qualificata
- validità della conservazione sostitutiva a norma di legge
- presenza e conservazione delle email PEC
- possibilità di creare flussi di firma dei documenti automatizzati.
La trasformazione digitale viene semplificata perché puoi:
- eliminare la carta: ogni documento viene trasformato o generato in digitale, conservandone la conformità
- archiviare i documenti e reperire le informazioni memorizzate al loro interno, anche da mobile
- effettuare la conservazione sostitutiva: un servizio certificato e accreditato, che conserva i documenti a norma di legge
- automatizzare i processi: tramite firme elettroniche i documenti vengono validati e approvati in tempi brevi.
